ثانيا : تحديد مجالات و عوامل ضياع الوقت:

 

العوامل المؤثرة على استخدام الوقت :

إن تعرفك على العوامل المؤثرة على استخدام الوقت يتطلب قيامك بتسجيل الوقت المستخدم في الأنشطة والأعمال اليومية و تحليل  عناصر هذا الوقت ثم تشخيص العوامل المؤثرة على استخدامك للوقت المتاح وخاصة وقت العمل . 

حاول إن تفكر قليلا وتحصر أهم  هذه العوامل وراجع ما توصلت إليه مع هذه القائمة ..

 قائمة بأهم العوامل المؤثرة على استخدام الوقت

  1- العادات والتقاليد الاجتماعية .

2- العلاقات العائلية والشخصية .

3- الحالة النفسية  (الاستمتاع/ الملل ).

4- طبيعة ونوع العمل .

5- العلاقة مع الرؤساء .

6- العلاقة مع المرؤسين.

7- درجة التفويض للسلطة .

8- العلاقة مع الزملاء.

9- المكالمات  التليفونية الاعتراضية.

10- الزيارات غير المخططة.

11- المشكلات و الأزمات المفاجئة.

12- أدوات وأساليب توفير الوقت.

13- التنقل والزيارات الميدانية.

14- ظروف وحالة مكان العمل.

15- البريد الصادر والوارد.

16- الاجتماعات واللجان.

17- الواجبات والمسئوليات تجاه الأسرة. 

18- الانتقال من مكان إلى مكان وحالة المرور عامة .

  إهدار ( ضياع ) الوقت

يشكو الكثير منا من إهدار أو ضياع الكثير من وقته والسؤال الذي عليك      

 أن تسأله لنفسك هو :

 ما هي أهم العوامل التي يمكن أن تسبب إهدار الوقت ؟

توصلت إحدى الدراسات الحديثة في هذا المجال والتي طبقت على 14 دولة إن هناك 15 سبب لإهدار الوقت أمكن حصرها وغيرها من الأسباب في القائمة التالية:

  قائمة بأهم العوامل التي تسبب إهدار الوقت:

1)              عوامل اجتماعية وأسرية

-        عادات سلبية لا تؤدي إلى استشعار الوقت ( مثل الحديث عن الآخرين ).

-         تقاليد اجتماعية قديمة (مثل الضيافة في مكان العمل ).

-         النزاع والخلاف الأسري أو العائلي.

 عوامل صحية ونفسية

  -        الحالة الصحية .

-         الحالة المزاجية والنفسية .

-         الشعور بالملل .

-         الانتظار ( للاجتماع _ للمقابلة _ …الخ )

-        3) عوامل تتعلق بالعمل

-        الزيارات غير المخططة .

-         التليفونات العارضة .

-         سوء وسائل الاتصال المادية .

-         الأزمات المفاجئة .

-         تعدد الاجتماعات  واللجان غير المفيدة .

-         الصراعات والنزاعات مع الزملاء .

-         كثرة التوقيعات على البريد في المسائل الروتينية .

-         عدم كفاءة نظام الحفظ .

-         عدم كفاية ودقة المعلومات .

-         المناسبات الاجتماعية التي تتطلبها العلاقة بالعمل .

-         عدم كفاءة السكرتارية والمكتب المعاون للمدير .

-         عدم وجود جدول زمني لفترات الراحة أثناء العمل .

  4) عوامل شخصية

  -        الافتقار إلى الانضباط الذاتي .

-         التعود على ترك الأعمال للغد أو تأجيل البت فيها .

-         الكسل .

-         عدم المقدرة على الرفض أو استخدام " لا " عند اللزوم .

  ثالثا : الاستخدام الفعال للوقت .

  كيف يمضي الوقت ؟

كل منا يمتلك (24) ساعة يوميا .. هل تستطيع الإجابة على السؤال التالي بسهولة؟

كيف يتم توزيع هذا الوقت الخاص باليوم الواحد ؟

  24 ساعة

 

  8 ساعات عمل                 8-10ساعات وقت                   6-8 ساعات نوم                                      الوقت المهدر ( الضائع )

  وإذا ركزنا على ساعات العمل.. فهل سألت نفسك.. كيف تمضي ساعات عملك اليومي ؟

سوف نيسر عليك المهمة.. وفيما يلي بعض الأنشطة التي تعتقد أنك قد قمت بها خلال يوم عمل :

  - مقابلة رؤساء .

-        تحرير خطابات رسمية .

-        مكالمات هاتفية خاصة بالعمل .

-        مكالمات هاتفية لا علاقة بها بالعمل .

-        اجتماعات .

  _ الصلاة .

_ زيارات ميدانية .

_ جلسات مجاملة مع بعض الزملاء .

_ قراءة البريد .

_ قراءة تقارير .

_ ……………………..

…………………. الخ .

  وسوف يتضح لك أن هناك بعض المجالات التي لا علاقة لها بالوظيفة وأن هناك مجالات أخرى تدخل بشكل أو بآخر ضمن متطلبات عملك اليومي .

  دعنا نحاول الآن أن نحدد المجالات التي يجب أن تقضي فيها فترة ساعات الدوام المخصصة يوميا للعمل .

من الممكن تحديد هذه المجالات على الوجه التالي :

(1) أعمال روتينية .

(2) متطلبات الوظيفة .

(3) مهمات خاصة .

(4)          العمل الإبداعي والتفكير الابتكاري .

  (1)           الأعمال الروتينية

ويندرج تحتها جميع الأعمال التي تأخذ شكل التكرار ( يومية ، أسبوع ، شهرية ، سنوية ) مثل الاطلاع على البريد وتوقيعه ، كتابة كشوف معينة ، ……..الخ .

  ولا ينبغي أن تستحوذ هذه الأعمال على كل وقت الفرد وألا كان ذلك على حساب أعمال هامة أخرى .

  (2) متطلبات الوظيفة

وتقصد بها جوهر الوظيفة أو العمل التخصصي الخاص بالوظيفة .

 

(3) المهمات الخاصة

وهي تلك الأعمال التي لا توصف بالدورية ولا تدخل بطريقة مباشرة ضمن متطلبات الوظيفة التي تقوم بها .

 

(4) العمل الإبداعي

ويتمثل في المبادرة الدائمة لتطوير العمل أو الإجراءات الخاصة بالأعمال الروتينية…وغيرها .

  والآن وبعد التعرف على هذه المجالات علينا أن نسأل أنفسنا :

هل تستغرق ساعات العمل المقررة في مجالات الأعمال التي سبق الإشارة إليها ؟ أم أن هناك جزءا من الوقت لا يوجه إلى هذه الأعمال؟ .

إن وجود جزء من الوقت خارج النطاق السابق يطلق عليه :

الوقت المُهدر

  ولا يقصد بالوقت المهدر إهمال الفرد أو تهربه من العمل ولكن يقصد به :

   سوء التنظيم والتخطيط وما يترتب عليه من :

_  المقاومات .

_ الخطأ في الاتصال .

_ خطأ التوقع .

_ عدم تحديد الأولويات .

 

المقاطعات

وتعتبر من أهم الأسباب المؤدية لإهدار الوقت كالمحادثات الهاتفية المستعجلة وعبارات المجاملة والاجتماعات المفاجئة….الخ .

 

خطأ الاتصال

فالاتصال بأحد الأفراد أو بإدارة أو قسم للحصول على معلومة ، قد لا تتوفر لديهم هذه المعلومة يعتبر إهدار للوقت ، وكذلك إرسال أوراق بطريق الخطأ إلى أقسام وإدارات غير معينة .

 خطأ التوقع

ويقصد به عدم توقع الأخطاء قبل حدوثها ، حيث تبث أن القيام بمعالجة الأخطاء بعد حدوثها يستغرق وقت أطول عما لو قمنا بتوقع هذه الأخطاء مقدما ومن ثم وضع الإجراءات اللازمة لتلاقي حدوثها .

  عدم تحديد الأولويات

     ويعد ذلك من اهم أسباب اهدار الوقت وقد سبق الاشارة الى كيفية تحديد هذه الاولويات .

11- استخدام وتنظيم مفكرة المواعيد

فحرصا على تنظيم وقتك ووقت الآخرين يجب أن تحدد مواعيد مسبقة للمقابلات والاتصالات التي تجريها حتى تستطيع تقنين وترتيب هذه الاتصالات وتوجيه وقتك الوجهة الصحيحة .

  12- توفير جهاز كفء لأعمال السكرتارية يتولى تنظيم المقابلات والزيارات والرد على التليفونات وتجهيز البريد للمدير .

13- وضوح التعليمات واختصارها .

14- الاعتياد على أن تقول " لا " إذا لزم الأمر لتنظيم وقتك وترشيده .

  إن العملية الفعالة لإدارة الوقت تتطلب منك المرور بالمراحل التالية :

  العملية الفعالة لإدارة الوقت

  1)   تحليل استخدام الوقت .

2)   تحديد مشكلات استخدام الوقت .

3)   تقييم ذاتي لطريقتك في استخدام الوقت .

4)   ترجمه أهدافك في صورة خطة زمنية .

5)   ترجمة أهدافك في صوره تصرفات .

6)   جداول زمنيه يوميه .

7)   تحسين في الأساليب المستخدمة في ادارة الوقت .

8)  متابعة واعادة تحليل استخدام الوقت من فترة لأخرى.

 

مع تحياتي ،،، محمود إبراهيم محمد علي  .. مدرس اللغة العربية

مصري يعمل بالإمارات....  وهذا المبحث نقلاً عن د/ عبد العليم عبود بمعهد التنمية الإدارية بالإمارات العربية.

محمود إبراهيم محمد علي

 

 

 

 

 

 

 

                                          عودة للجزء الأول من البحث